一家业务横跨多领域、采购场景多元的大型集团企业如何进行数字化升级,格瑞德或许可以提供一个可参考的样本。

近期,甄云科技高端访谈栏目《甄知访谈》走进这家中国机械500强企业。带着诸多问题,甄云科技总裁姚一鸣与其供应链总经理徐涵进行了深度交流。从业务特点、数字化过程,到客户与服务商的关系、SaaS与OP的比较,再到数据安全、行业趋势,双方为外界展示了一个全方位的数字化采购升级路径和方法论。

集团型企业的采购之“痛”

格瑞德成立于1993年,目前已发展成为一家围绕人工环境横跨新能源、新材料、装备制造、节能环保、信息技术五大战略新型产业的集团企业,主要业务即通过打造空调工程、复合材料、通风、人防、环保工程的全过程解决方案,广泛应用于基建工程、商业地产、工业制造、农业开发、电子信息、车辆工程、环保处理、医药净化、海洋工程、轨道交通等领域,产品及服务遍布全国及全球五大洲的 100 多个国家和地区。该集团在山东、贵州、四川、新疆、内蒙等地建有生产基地,在上海、北京、济南、兰州以及美国洛杉矶建有研发中心。

从企业介绍中不难看出,格瑞德是一家典型的多业务、多领域、多分支机构的“三多”集团企业。因此,格瑞德采购业务表现出的特点在集团型企业中具有一定的普遍性。

“由于横跨业务板块众多,格瑞德的采购整体呈现小批量、多品种的特点。”徐涵表示。据了解,在格瑞德的采购清单清单中,包含了生产、非生、办公用品、设备、软件、固资、工程等多种物资类型,SKU达到数十万。另一方面,各子/分公司、项目均拥有一定的采购权,但在采购过程中,这些分支机构各有一套指标和规则体系,导致整个采购呈现分散和多标准的特征。

普遍性之外,格瑞德的采购业务还具有自己独有的特点,比如采购不仅面向自己的工厂生产,还有工程项目的场景,由此也衍生出集团既向外部采购(外部供应商),又向内部采购(自己的工厂)的业态。随着业务规模越来越大,这种多品类、多标准、多场景的业务特点使得格瑞德的采购管理越来越复杂,成本高、效率低等痛点愈发凸显,传统的采购模式遇到巨大挑战。

正如姚一鸣的总结,“面对复杂的采购管理,企业开始感觉到缺乏抓手。”

以数据为抓手

“基础数据”成为格瑞德的第一个抓手。

按照徐涵的说法,这一选择源于业务实践中的“难题”:在工程项目场景下,每一个甲方提供的物资清单各不相同,如果格瑞德将这些五花八门的需求直接传递给供应商(外部供应商和自己的工厂),就意味着每个采购员每天都要耗费大量的精力处理成千上万的需求,这显然既不经济也不现实。

“这些需求在本质上并无很大差别。”徐涵表示。当他和集团沿着这一逻辑开始整合客户需求时,基础数据整理就成为第一步,因为在整个供应链的协同中,首先要拉齐数据语言。

姚一鸣同样认为,整理基础数据是每家企业必须要踏过的难关。他表示,很多企业在信息化、数字化过程中遇到重重困难,根源就在于数据问题。数据梳理看似简单,实际上却是一项非常繁杂的工程,一般而言,采购业务的基础数据涉及业务实体、库存组织、库房、库位、单位类别、汇率、物流主数据、物料品类等多个维度,而它们的统一过程即数据语言的拉齐过程。

为完成这项工作,格瑞德的供应链部门联合产品、技术、仓管、工厂等多个部门和子/分公司组成项目组,历时两年,才完成工程项目生产物资的基础数据整理,以同样的方式,格瑞德完成了其它场景下的各类物资数据整理工作。不仅缓解了客户需求多元化带来的效率问题,更重要的是为之后的数字化奠定了坚实的基础。

从信息化到数字化

仅仅整理基础数据,远远不够。系统工具将成为第二大抓手。

数据是静态的,只有整合、流动才会产生价值。和大部分大型集团类似,格瑞德早在多年前就启动了信息化建设,ERP、BPM等系统被引入企业管理中。ERP可以解决部分数据连接和内部管理问题,BPM则可以规范管理流程。但对于供应链采购而言,一些关键问题依然难以解决,比如供应资源。

“供应资源是无法依靠流程去解决。”徐涵表示,而是需要一个系统、一个生态,依靠内外各个组织共同去构建和维护。徐涵认为,应该建立一个类似矩阵型的组织来让大家去合作,销售端、供应端等都参与进来,进行更好的协同,这也正是采购数字化的要义。因此,搭建数字化采购管理系统成为关键一步,它将与其它系统形成系统生态,为不断聚集和沉淀优质供应链采购资源提供基础设施。

在供应链部门不断探索的同时,格瑞德集团开始加速推进“平台化”战略,而平台化不能没有供应链采购,同时,供应链采购部门的想法也暗合了平台化思路。彼时,供应链部门前期的积累使得采购数字化的建设水到渠成,在前期的探索中,其已经形成了一些经验、标准、目标及自我认知和经验。

正是在此背景下,格瑞德携手甄云科技搭建了一站式的数字化采购管理平台,一方面,打通了从供应商管理、寻源管理,到订单管理、送货管理、质量管理,再到财务协同等全流程的数字化断点,形成一个电子化、自动化、透明化的在线闭环;另一方面,通过搭建企业内部电子商城,催生出企业采购的电商化采购新场景。

在这一数字化采购体系下,格瑞德实现了采购业务的全流程、全场景、全品类数字化覆盖,不仅统一了集团(包括各部门和分支机构)的采购标准和规范,匹配了多场景采购流程,且通过流程优化和规模化集采,极大的提高了采购效率,降低了采购成本,大大缓解了大型集团企业的采购之“痛”。

对于如何应对采购数字化升级中的困难和挑战,或者说采购数字化升级所需要的必备因素,徐涵也总结了一些经验,“高层支持、数据基础、统一思想、团队协同。”

选系统,用SaaS

近两年,大型集团企业在数字化转型升级时,几乎都面临OP or SaaS的选择。格瑞德在数字化采购构建的过程中,经过摸索和论证,最终选择了后者。

“如果业务规模翻倍,或者组织规模扩大,我们该怎么办?”徐涵表示,最好的办法就是根据不同的需求像积木一样可模块化拼图,并且在此基础上还可以批量复制。同时,在当前快速变化的市场中,系统需要快速迭代,以支撑业务的不断调整。一句话,可配置、可扩展、可快速迭代是格瑞德选择SaaS的核心因素。

更重要的是,徐涵和格瑞德对未来发展方向的判断。他认为,To B模式下的客户和服务商关系将越来越像To C,比如企业和微信的关系,融合的广度深度会越来越大,合作的生命周期越来越长,而SaaS路线顺应了这一趋势。反观OP模式,主要通过不断的“打补丁”满足企业的发展需要,不仅迭代周期长,且系统越来越复杂且脆弱,再叠加运维人员的变化,日积月累,整个系统成为“不可维护系统”。

“在实践中,甄云科技发现市场大概有90%的企业会选择SaaS。”姚一鸣称。

但企业在选择SaaS时,也会面临着“安全性”疑问。徐涵表示,之前对安全性也有过“担忧”,主要在两个方面,一是最直接的,企业的的业务数据都在云上,是否会泄露或被入侵?二是更长远的,如果有新的模式代替了SaaS,企业的数据怎么处理?通过市场考察和系统评估,格瑞德发现,这并不是问题。

作为行业内率先推出SaaS服务的甄云科技,同样“慎重”考虑过安全性问题。姚一鸣表示,某种意义上来讲企业的数据都是在服务商或云厂商的托管范围之内,朴素的观点会认为自己保管更安全,但经过调查发现,大部分企业并未在数据安全上做更多的准备,仅仅是设立一些防火墙或物理隔绝。他将此比喻为人们存钱,是放家里安全,还是存入银行更安全,结论是无论放在哪里都无法避免被人惦记,因此,需要考量的就是看谁的安全措施做的更好。

对此,徐涵也提出了自己的观点,他认为,企业与服务商应该共建、共享。从成本角度而言,共建共享使得企业客户可以享受到云计算的红利,节省成本,同时,共享共建也可以借助多方优势,联合创新,使得数据安全更能够得到保障。

企业与服务商的新型关系

在这场谈话中,一个值得注意的细节是,在企业数字化进程中,格瑞德有着许多超前意识,除了上述对安全性的看法,还有对服务商合作关系的重新定义。

作为一家全力推进企业数字化的企业,格瑞德对数字化服务商的选择有着诸多考量。以采购的数字化升级为例,格瑞德既要考量服务商的产品、技术、服务、价格、规模、品牌等常规指标,也要考察服务做过的经典案例、覆盖的行业、经验深度、赛道预期等等。也正因如此,作为脱胎于汉得信息、深耕行业18年,服务了1000+国内外知名企业的甄云科技,成为了格瑞德的合作伙伴。

“我们是战略合作。”这是徐涵对双方合作的定义。很多情况下,企业将服务商作为一种单一服务的提供者,一方面,在系统交付后,缺乏更多的互动,粘性不足;另一方面,在合作过程中,是一种纯粹的服务与被服务关系,要么客户企业指定需求,服务商完成,要么企业需求不明晰,而希望服务商当做咨询公司去为其灌输知识。

在双方的合作中,姚一鸣发现,格瑞德不同于上述任何一种企业,而是采用了一种更加新型的模式,即格瑞德有自己的逻辑和规划,但同时又不断与甄云科技探讨、碰撞,希望磨合出新的东西。

对此,徐涵解释说,行业一定会朝着专业化方向发展,而甄云科技脱胎于综合性软件企业,又聚焦于数字化采购这一细分领域,我们相信甄云科技的专业能力。在此基础上,甄云科技有着丰富的实战经验,在企业一些共同的需求方面有着足够的了解,对于格瑞德而言,可以直接寻找到与其它企业的共同点,然后通过优化,可以直接应用到自己的企业中,无需进行高成本的重复开发和试验。在这个关系中,甄云科技也可以通过双方的共同探索,积累更多的经验和挖掘出更多的数字化采购新场景和新模式。

正如徐涵所言,“我们共同沉淀一些行业的优秀经验。”

全球市场处于一个震荡的大变革中,中国经济在经历了高速发展后也进入一个新的阶段,对于企业而言,这意味着要加快转变发展模式,走高质量的发展道路。在此过程中,降本增效便成为题中之义,而数字化更是降本增效的最佳手段。作为行业龙头,格瑞德的数字化采购升级之道或许将为更多的企业打开新的视野。